Hospodařit můžete s čímkoliv, i s časem!

Osobní rozvoj Vztahy / 20.12.2013

Článek o tom, jakou vědou se pro nás stal náš čas, a o metodách, o kterých jste možná ještě neslyšeli!

Jak je možné, že jeden je schopen zvládat všechny úkoly a povinnosti s přehledem bez toho, aby si neustále stěžoval, kolik toho na svých bedrech nosí, a druhý by stejné množství povinností nezvládl, ani kdyby se na hlavu stavěl?

Jak stihnout záležitosti, které stihnout potřebujeme a nezbláznit se? V článku nenajdete žádné zaručené rady typu „buďte klidní, nestresujte se, zastavte se někdy a nasávejte atmosféru této jedinečné chvíle“. Toto je článek o metodách, které mají za cíl vám pomoci vše zvládnout o něco lépe.

Publikací, rad, odborných seminářů na téma osobního rozvoje, seberealizace a také efektivního využití času je přehršel. Když si takovou publikaci přečtete nebo navštívíte podobný seminář, jistě tím nic nezkazíte. Ale upřímně řečeno, pokud je vaše druhé jméno „lenoch“, přelouskání publikace 100 tipů a triků úspěšných lidí, které vám změní život vám život zřejmě nezmění. I přesto, že to titulek slibuje.

Eisenhowerův princip hospodaření s časem

Dwight David Eisenhower je 24. prezident Spojených států amerických, který působil ve své funkci v letech 1953-1961. Pan prezident Eisenhower byl také pětihvězdičkovým generálem,  možná právě zásluhou bohatých zkušenosti v nejvyšších vojenských funkcích v USA položil základy hospodaření s časem,  dnešního time managementu.

Ilustrace z knihy 7 návyku vysoce efektivních lidí.

Ilustrace z knihy 7 návyků vysoce efektivních lidí.

Jeho principy se vyučují na nejrůznějších seminářích a školeních. A nemyslete si, time management není určen pouze pro vedoucí pracovníky, ale také pro studenty, ženy v domácnosti, zkrátka pro každého. Je využitelný jak v běžném životě, tak v tom pracovním.

Co je základem tohoto principu? Především správné určení priorit a rozdělení si úkolů na důležité a nedůležité, urgentní a neurgentní, viz. ilustrace.

Sektor I. – krize, neodkladné záležitosti, např. poruchy v domácnosti. Když vám doma praskne potrubí, nepůjdete si přece pilovat nehty, že?

Sektor II.odpočinek, cvičení, nic naléhavého, přesto k našemu životu potřebného. Aneb když se nevyspím, nebude můj pracovní výkon stát za nic.

Sektor III. – činnosti, které nesouvisí s našimi cíli, nedůležité maily, telefonáty, které je nutné vyřídit.

Sektor IV.zloději našeho času, internet, televize; záležitosti, které nemají pro nás žádný benefit, žádný přínos. Internet je v současné době snad největším žroutem našeho času, některé společnosti blokují svým zaměstnancům přístup na internet, jistě ví proč!

Bez delegování úkolu se prostě někdy neobejdete. zdroj:sxc.hu

Bez delegování úkolů se prostě někdy neobejdete. Zdroj: sxc.hu

Podělte se!

Velkou roli ve splnění našich úkolů v omezeném časovém horizontu hraje umění delegovat úkoly a poprosit někoho o pomoc. Každý toto ale nedokáže, v případě, že máte nutkání dělat všechno sami a navíc trpíte pocitem, že nikdo jiný úkoly nezvládne lépe než vy, máte nejspíš zaděláno na pěkný průšvih.

Termíny, bič který funguje!

Termíny, dny kdy už prostě musíme s kůži na trh. Jsou termíny tou největší motivací k vyřešení úkolů a odevzdání prací? Pro někoho jsou rozhodně jediným způsobem, jak pracovat. Termín ukončení práce je zajisté velkým hnacím motorem, otázkou zůstává, zda si zachováte chladnou hlavou a časová tíseň nezanechá neblahé následky v podobě nízké kvality vašich odevzdaných prací. Co myslíte?

„Každá práce trvá tak dlouho, kolik je na ni času.“ Díky tomuto nevinnému výroku profesora Parkinsona, který byl uveřejněn v  časopisu Economist v roce 1955, se profesor stal v oblasti time managementu pojmem.

Zkuste si na úkol vyhradit určité množství času, které je opravdu reálné k jeho splnění, např. 30 minut. Pokud si na tento úkol vyhradíte dvojnásobek tohoto času, tedy 60 minut, hádejte, za jak dlouho úkol splníte?  Do 30 minut to s největší pravděpodobností nebude!

Malými krůčky ke splnění úkolů

Mark Foster, další znalec v oblasti time managementu, zase hlásá větu „málo a často“. Co to znamená? Nejdůležitějším a nejtěžším úkolům se máme věnovat často, třeba i denně, ale málo, nemáme nad nimi trávit dlouhé hodiny. To nám nabídne taky možnost od úkolu si odpočinout. Další den, když se k úkolu vrátíme, můžeme problém vidět úplně jinak a vyřešit ho lépe a k naší plné spokojenosti.

Čas měří každému stejným metrem.zdroj:foter.com

Čas měří každému stejným metrem. Zdroj: foter.com

Papírková metoda: jaká je ta vaše?

„Když vím, že mě čeká přes den hodně úkolů a překážek, které musím zvládnout, ráno si je zapíšu na papírek a pak s radostí odškrtávám. Taky cítíte ten slastný pocit, který se vám rozlije po těle, když si splněný úkol můžete odškrtnou ze svého seznamu – zvlášť ten nepříjemný? Bohužel často mívám ráno velké oči a s přibývajícím časem v průběhu dne zjišťuji, že úkolů je moc. A tak se přesouvají na další papírky. Navíc se moje lístečky často záhadně ztrácejí,“ říká Lucie, autorka článku.

Nejdůležitější je začít!

Znáte také zvolání „já tak nic nestíhám“ nebo „proč má den jen 24 hodin“? Neustálé stěžování si a oddalování povinností je zárukou toho, že se k nepříjemnému úkolu ani nedostanete. Nejhorší fází je začátek, pokud ho překonáte, pak už vše půjde téměř samo!

Chcete se inspirovat, jak zatočit s kupícími se úkoly trochu jinak? Přečtěte si také:  8 zvyků spisovatelů, které zlepší vaše pracovní nasazení

Motivací k řešení úkolů může být ledasco, třeba i nějaký ten pamlsek.

„Když se mi do něčeho fakt nechce, tak si slíbím, že po splnění nějaké nepříjemnosti se vždycky odměním, někdy tedy už po splnění malé části úkolu, většinou něčím sladkým,“ směje se Martina.

A co vy? Jak jste na tom s plněním svých povinností? Odkládáte své úkoly, plníte je průběžně a s předstihem? A také se odměňujete? 

Zdroj perexové fotografie: foter.com

Lucie Hudcovičová

Lucie Hudcovičová

„Člověk musí mít vždycky cíl, ale nemusí se vždycky trefit.“ - Jan Werich. Já pevně věřím, že se trefím. Jsem věčný optimista a tak trochu malý zmatkář, mám ráda smích, dobrou společnost a nové výzvy, což psaní zcela určitě je.

Zanechte komentář