Práce vám půjde lépe, když si ji rozplánujete

V obraze / 13.9.2013

Pojďme trochu zefektivnit naši práci a povězme si něco o time managementu.

Jedním z našich cílů je přinášet vám rady a efektivita práce je jedním z témat, kterým se zabýváme častěji a do hloubky. Tentokrát jsme se zaměřili na time management a máme pro vás i několik tipů a rad přímo z redakce.

Time management jako nástroj plánování času

Time management je sadou postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Time management v současnosti zahrnuje širokou škálu aktivit, mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit.

Zdroj: Time management, cs.wikipedia.org, dostupné online

Na internetu i v literatuře najdeme mnoho definic time managementu. Vybrali jsme a odcitovali jednu z nich a můžete si všimnout hned několika klíčových slov – efektivita času, plánování, stanovení cíle a priorit. Chceme-li, aby za námi byl vidět kus práce a nakládat s časem co nejlépe, je třeba si naše úkoly a práci důkladně rozplánovat.

V plánování musíte najít to, co vám vyhovuje

Je mnoho nástrojů, které lze využívat při plánování vašich úkolů či práce, a záleží jen na vás, co vám bude vyhovovat.

Mám pocit, že od doby, co jsem začala ve velkém využívat svůj diář Moleskine, a pak dokonce přešla na diář v mobilu s upozorňováním na každou zapsanou „událost“, se už bez řádného naplánování ani nenajím.

Zuzana Marková, redaktorka sekce Krása

Diář pro úkoly na daný den

Někteří nedají bez diáře ani ránu, jiní nosí všechno v hlavě. Zdroj: Alice Pazderová, Generace 21

Někteří nedají bez diáře ani ránu, jiní nosí všechno v hlavě. Zdroj: Generace 21

Největším pomocníkem pro shromáždění vašich úkolů je samozřejmě diář a je jen na vás, zda upřednostňujete klasický papírový či ten v telefonu. Důležité je však najít systém. Do diáře si zapisujte schůzky, deadliny či úkoly na daný den.

TIP: Deadline si napište vždy o nějakou dobu dříve, než je třeba úkol splnit. Když se stane, že na něj zapomenete, při otevření diáře budete vědět, že máte ještě trochu času.

Zdroj: Generace 21

Zdroj: Generace 21

Velké úkoly si dejte na oči

Dlouhodobější úkoly si zapisujte na nástěnku či do poznámek na plochu počítače. Budete je tak mít na očích a začnete na nich spíše pracovat. Zjistíte-li, že i když jste si úkol přilepili na nástěnku, ale uběhl týden a stále jste na něm nezapracovali, zkuste si ho rozdělit na dílčí menší úkoly a ty si rozplánujte do následujících dnů. Seznam si pak přilepte na nástěnku nebo vložte do diáře.

Například pokud máte napsat seminárku, ale stále se vám nedaří začít, rozplánujte si práci na menší úkoly. V pondělí se podívám na dostupnou literaturu k tématu. V úterý si napíšu osnovu. Ve středu napíšu první kapitolu atd.

Seznamy TO DO

Postupně si zaškrtávejte splněné úkoly. Zdroj: Generace 21

Postupně si zaškrtávejte splněné úkoly. Zdroj: Generace 21

Někomu mohou vyhovovat TO DO seznamy s úkoly, které je třeba zařídit. Zkuste i tuto možnost. Až si odškrtnete všechny úkoly, budete mít dobrý pocit, že jste všechno zvládli.

Když mám spoustu úkolů, tak si je napíšu na lepicí papírek od nejdůležitějšího po nejméně důležité a nalepím na příslušný den do diáře. Pak odškrtávám. Když je hotovo, vyhodím nebo nechám nalepeno a občas zalistuji a vidím, jak jsem toho zvládla hodně.

Kristýna Szkanderová, editorka sekce Vztahy

Dejte si však pozor, abyste nepřecenili své síly. Na to upozornil i Petr Ludwig v knize Konec prokrastinace, kterou jsme pro vás recenzovali. Volte pouze tolik úkolů, o nichž víte, že je reálné je splnit.

Je pouze na vás, jaký zvolíte nástroj – zda to budou lepicí papírky, diář či upomínky v mobilu, které zapípají v ten pravý čas.

Pokud jde o krátkodobý úkol, ale mám pocit, že na to zapomenu, píšu si to někdy jako upomínku do telefonu. Vždy to ale musí být řádně promyšleno. Až mi to bude zvonit, abych byla například doma a ty kytky zalila. Protože když mi to zazvoní ve škole, je to jako kdybych si tu poznámku nedávala vůbec.

Sandra Svobodová, redaktorka sekce Krása

A teď už stačí jen rozplánovat den

Už jste našli, co vám vyhovuje, a teď je důležité umět si naplánovat každý den. Pracovní úkoly dělejte v době, kdy víte, že máte nejvíce energie. Nejčastěji to bývá ráno, ale někomu se lépe pracuje pozdě večer. Na zbytek dne si naplánujte další aktivity, které chcete splnit, jako třeba cvičení, domácí práce a podobně.

Aby vám domácí práce nezabíraly tolik času, je dobré naplánovat si i je. Vyrobte si jídelníček a seznam úklidu a připevněte na ledničku. Nebudete pak muset přemýšlet, co zrovna dnes vařit či co je třeba uklidit. Tipy na DIY pro vás máme v sekci Design.

Najděte způsob, který bude pro vás nejvhodnější. Zdroj: Generace 21

Najděte způsob, který bude pro vás nejvhodnější. Zdroj: Generace 21

Jestliže stále bojujete s časem, je třeba se naučit naplánovat si celý den přesně na minuty. Na každý den si napište rozvrh, dokud se ho nenaučíte dodržovat. Důležité věci si napište tučně nebo barevně a ty se snažte splnit za každou cenu. Mezi úkoly si naplánujte i jídlo a odpočinek. Je jen na vás, zda vám k tomu postačí opět diář či nástěnka. Najděte zkrátka takový způsob, který bude fungovat.

Několik závěrečných rad na závěr

  • Najděte si své pracovní tempo, které vám bude vyhovovat. Nevrhejte se do všeho po hlavě, ale postupně.
  • Ukliďte si pracovní prostor a zařiďte si ho tak, aby na vás působil příjemně.
  • Myslete na to, že mohou přijít neočekávané události a nenechte se jimi rozhodit.
  • Když nebudete stíhat, popřemýšlejte, zda byste nějaký úkol nemohli delegovat na někoho jiného.
  • Za splnění úkolu, z kterého budete mít velkou radost, se něčím malým odměňte.
  • Na plánování práce a aktivit není nic těžkého, chce to jen najít způsob, který vám bude nejvíce vyhovovat.

Zdroj perexové fotografie: Pixmac.cz

Alice Jendelová

Alice Jendelová

Jsem holka plná protikladů. Ačkoliv už věkem přes 20, stejně milovnice pohádek, Hello Kitty a hlavně Harryho Pottera. Ačkoliv už ne studentka, stejně sběratelka lepíků, notýsků, zvýrazňovačů a všelijakých dalších roztomilostí a nutností z papírnictví. Ačkoliv milovnice domova a svého klidu, stejně cestovatelka celým srdcem s mnoha cestovatelskými sny. A ačkoliv kuchtička, co mnohokrát něco připálí a zaneřádí celou kuchyň, stejně redaktorka sekce Na talíři. ♥

Zanechte komentář